Assistant administratif (f-h)

Description

En renforcement d'équipe
Poste à pourvoir dès que possible en CDD jusqu'au 31 décembre 2026

Missions principales :
Accueil :
- Gestion de l'accueil téléphonique et physique
- Gestion des boites mails de la mairie et du service technique,
- Orientation du public en fonction des demandes
- Gestion des demandes : suivi et réponse de premier niveau en lien avec les responsables des services
- Gestion du courrier arrivé et départ,
Salles / Complexes :
- Gestion du planning d’occupation des salles (logiciel de réservations (3D Ouest)
- Gestion des contrats de location de salles, règlements, ainsi que la remise et le retour de clés en lien avec
les usagers et les associations,
Administratif :
- Assistanat des services technique et administratif
Etat Civil et service à la population :
- Constituer les dossiers liés à l'état civil : reconnaissance, mariage, décès, enregistrement et préparation
des PACS, parrainage civil, changement de nom et prénom
- Rédaction des actes d’état-civil et tenue des registres (logiciels Berger-Levrault)
- Délivrance de divers documents
- Cimetière : délivrance de concessions, autorisation de travaux
- Réponse aux demandes actes des usagers et des o􀆯iciers publics,
- Recensement citoyen, transmission à l'INSEE
- Gérer les planning et contrats des locations de salle

Profil recherché
- Débutant accepté
- SAVOIRS
Connaissances théoriques
- Connaissance générale sur le fonctionnement et l'organisation des collectivités territoriales
- Maîtrise des techniques d'accueil du public
- Connaissance souhaitée en état civil
Savoir être et Savoir-faire :
- Qualités relationnelles et rédactionnelles, autonomies dans l'organisation des missions et savoir se
référer à l'autorité
- Aptitude à gérer simultanément di􀆯érentes tâches, capacité à hiérarchiser les priorités
- Sens de l'écoute et de l'observation
- Dynamisme et réactivité
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Savoir-être professionnels
- Bonne maîtrise des logiciels de bureautique et des logiciels métiers (Berger Levrault, 3D Ouest…)
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Faire preuve d'autonomie
- être proactif

Nombre de postes :

1

Poste à pourvoir :

Dès à présent

Précisions horaires :

un samedi matin sur 2 travaillé

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